查档案介绍信

【#介绍信# #单位出具查档案介绍信(集合29篇)#】许多人低估了档案管理的重要性，主要是对其价值缺乏充分认识.实际上，档案管理在我国现代企业制度的健康发展中至关重要.以下是单位出具查档案介绍信的范文，供大家参考和借鉴，希望能对有需要的朋友有所帮助。

单位出具查档案介绍信 <一>

档案管理工作中存在的问题

1,忽视对档案的管理工作

在日常工作中大部分人对档案管理工作都不够重视，甚至包括一些领导干部，认为此项工作既不能给单位带来经济效益，又不是主要工作，更不能带来政绩，只要不泄密，不遗失、保存好，可以应付查档即可。这些现象反映了人们缺少对档案工作的了解与正确认识，从而忽视了档案管理工作的重要性。

2、忽视档案管理工作的环境设施设备

在现实工作中，部分单位不重视档案管理工作所应具备的硬件设施，个别单位甚至没有档案室。有的单位历史长、人员多、档案多，档案材料没有按照要求分门别类的区分存放，而是混乱摆放，导致在查档、调档时无从下手、毫无头绪。还有的单位虽设有档案室，但情况不容乐观，多是潮湿、狭窄、昏暗、通风条件不好的地方，导致档案材料的发霉、霉变、虫蛀现象，严重影响了档案材料的完整性、良好性、严谨性。使得档案材料得不到很好地保存。

3、档案管理水平较低

一些单位的档案管理人员没有充分认识档案工作的重要性，而且还有部分人员没有经过系统、专业的档案知识学习培训，缺乏对档案的收集工作意识，对档案材料的归档、整理、装订等业务工作较为生疏;还有些单位没有专职的档案管理人员，对档案材料仅限于存放，没有进行及时分类归档，甚至缺乏对归档材料的准确性、真实性，导致档案管理工作水平的滞后。

做好档案管理工作的措施方法

随着社会经济的不断发展，档案管理工作在社会中的重要作用不断提高，这就对档案管理工作提出新要求，要不断提高管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、信息化，为社会提供更有价值的档案信息资源。

1、重视支持档案管理工作

各单位领导要重视并支持档案管理工作，档案管理人员要提高档案管理工作水平，加强服务意识。要树立爱岗敬业、努力学习业务知识，拟定工作目标，树立创新意识，端正工作态度，明确服务方向，提高服务质量，充分利用档案信息资源，为建设和谐社会服务。

2、加强提高档案管理人员的工作作风

在档案管理工作中，要加强提高档案管理人员的.工作作风建设，加强相关人员专业知识的培训学习，熟练掌握档案工作的要求、原则和方法，鼓励引导创新意识，探索新的档案管理模式，提高工作效率及档案管理质量。充分发挥他们的积极性和创造性，使档案管理工作更加科学、合理的发展。

3、逐步完善档案工作管理制度

首先要切合实际、科学合理的建立档案管理制度，要简明扼要、简便易行，充分发挥规章制度的指导和规范作用。其次要发挥制度的双向约束力，既要约束领导又要约束职工，不要搞特殊化。然后更要坚持执行规章制度的严肃性，制度面前人人平等，有奖有罚，奖惩分明，使规章制度的权威性得以充分发挥。

4、逐步改进并完善档案功能

在档案管理工作中，档案工作人员要使记录内容更客观、更真实、更全面、更准确、更动态。对档案材料原有的重要内容应该予以完整保留；同时要进一步丰富和扩大档案资料的内涵，以便使档案资料更适合各单位对信息材料的需求，从而更好地为单位服务，充分发挥档案功能的作用及重要性。

5、采用信息化、数字化管理手段，为档案管理工作服务

随着科技的不断发展、社会的日益进步，信息化、数字化已是社会发展的一大趋势，这对档案管理工作也提出了更高的要求。世界各地发达国家的档案管理工作都已是使用计算机进行管理，在国内的一些大中城市使用计算机进行辅助管理档案工作也逐渐增多。

掌握科学化、现代化、规范化的管理技能，进行信息化、数字化的档案管理，即高效快捷、又节省人力。档案管理工作的数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，因此实现档案计算机辅助管理工作是大势所需，我们要利用现代科技为档案管理工作服务。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。

档案管理工作是保持和维护历史事实真实性的必要工作，档案资料记载着本单位的发展历史，记载着准确丰富的信息，汇集着大量的资源，对研究单位今后的发展及管理工作都提供了有效、宝贵的材料。

在新的历史时期下，与其他工作相同，档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，采取科学、有效的措施，积极研究、探索新的档案管理模式，规范科学的进行档案管理，提高工作质量、提高工作效率，促进单位今后的良好发展，促进和谐社会的发展。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

单位出具查档案介绍信 <二>

一、企业档案管理工作中存在的问题

1、档案管理意识还较为淡薄。

一是思想认识模糊。

部分企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展企业档案管理工作，怎样开展档案管理。

二是实际重视不够。

少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。

三是缺乏主观能动性。

重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

2、档案管理力量还较为薄弱。

一是队伍不稳定。在基层企业，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。

二是管理质量不够高。其主要表现在于：首先有的档案员只会立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。以某企业2000年至2009年的文书档案为例，132卷文书档案中，盖错章的就有128卷，其中装订不规范的有52卷。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为企业工作服务。最后对档案的重要性认识不足，使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。

3、档案管理观念还较为落后。

一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。

二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

4、管理与服务还存在脱节现象。

一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。

二是档案资源个别流失。由于历史的.或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

二、加强基层企业档案管理工作的几点思考

1、深化认识，强化责任感。

一要提高认识。要充分认识企业档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。

二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

2、强化培训，提高业务素质。

一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。

二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。

三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康、平衡发展。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局，定期或不定期地深入企业检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。

3、规范管理，提高档案质量。

一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷(件)内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。

三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度>开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。

4、更新观念，强化服务意识。

一要提高科技含量。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。

二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。

三要改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。

5、开发利用，提高利用效率。不管哪种类型的档案，都有其不容忽视的价值，即能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用，有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用，所以企业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能，着力做好档案的维护工作，尽力使“死档案”变为“活资料”，从而更好地为企业发展服务。为了逐步使企业档案开发利用工作摆上重要位置，不能片面强调硬件设施，应当从软件建设入手做工作，强调平时运作情况的记载，并以此作为考核本年度档案工作目标管理的一项重要措施，以推进基层企业档案工作为现实业务服务。同时把基层企业档案建设列入基础设施计划，统筹解决基层企业档案保管条件、规范化装备、现代化设备及其他实际困难，积极争取上级业务部门下拨专款，着眼于档案工作的现代化建设，逐步从手工操作转向计算机管理，大力发展企业档案事业，早日适应新形势下企业档案工作的迫切需要。

单位出具查档案介绍信 <三>

操作流程一：证件查验

证件查验，即由档案馆工作人员对来馆利用者所持有的证件是否合法、是否齐全进行检查和验证。

经过档案馆工作人员查验，证件合法、齐全的利用者，方可利用档案馆保存的档案。应当注意的是：利用档案馆保存的开放档案所要求持有的证件，与利用档案馆保存的未开放档案有所区别；中国公民和组织利用档案馆保存的档案所要求持有的证件，与外国组织和个人有所区别；大陆公民利用档案馆保存的档案所要求持有的证件，与台、港、澳同胞和华侨有所区别。

（一）利用开放档案应持有的证件或者手续

中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用档案馆保存的已开放的档案。

台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证和身份证等有效证件，直接到有关档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

外国组织和个人利用我国各级国家档案馆已开放的档案，凡已经我国有关主管部门的介绍和保存该档案的档案馆的同意的，可以直接到各级国家档案馆阅览、复制摘录或以函、电等方式利用已开放的档案。这里的有关主管部门一般指的是我国负责外事工作的部门或外国组织或个人来华的接待单位的主管部门。具体程序是：外国组织或个人根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定利用我国各级国家档案馆已开放的档案，可通过签订协定的我国有关部门介绍，提前30天向有关档案馆提出申请。以其他途径利用中央级和省（自治区、直辖市）级国家档案馆的档案，可提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请。利用地区（市、州、盟）级和县（市、区、旗）级国家档案馆的档案，可提前30天向国家档案局或有关省（自治区、直辖市）档案行政管理部门提出申请。申请利用档案者须说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其他有关情况。

（二）利用未开放档案应持有的证件或者手续

中华人民共和国公民个人利用档案馆保存的未开放档案须持有所在社区、街道、乡（镇）出具的介绍信、身份证及档案形成单位同意盖章的证明材料。中华人民共和国组织利用本单位形成的未开放档案须持有本单位出具的介绍信；利用其他单位的未开放档案同时还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

台、港、澳同胞和华侨利用档案馆保存的未开放档案，除持有与利用档案馆保存的开放档案需要持有的证件和手续外，还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

外国组织和个人利用我国各级国家档案馆保存的未开放档案，除持有与档案馆保存的利用开放档案需要持有的证件和手续外，还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

操作流程二：信息登记

信息登记，即由利用者和档案馆工作者共同填写《档案利用登记表》，登记利用者情况及其所查档案情况的有关信息。

（一）利用者登记填写的信息

由利用者登记填写的内容信息，主要包括单位名称、利用者姓名、有效证件号码、查档内容、联系方式等项目。具体填写要求是：（1）“单位名称”项目应准确填写利用者所在单位的全称或者规范通用简称。

（2）“利用者姓名”项目应准确填写利用者的姓名，必要时同时填写“职务”、“级别”等内容信息。

（3）“有效证件号码”项目应准确填写利用者的有效证件（比如身份证、工作证等）的名称及其号码；出具单位介绍信证明的，如果介绍信是在没有编码的空白稿纸上书写的，可不填号码。

（4）“查档内容”项目应准确填写所要查档案的单位名称、年度、文件发文字号、文件标题等内容，利用者如果事先不熟知所要查档案的具体内容，可在档案馆工作人员提取档案后再具体准确填写。

（5）“联系方式”项目应准确填写利用者的联系电话、手机号等内容，必要时同时填写“通讯地址”、“邮政编码”、“电子邮箱”、“QQ号”等内容信息。

（二）档案馆工作人员登记填写的信息

由档案馆工作人员填写的内容信息，主要包括所查档案单位名称、档案存放位置、提取档案卷（件）数、档案出入库时间及档案利用情况和效果等项目。

具体填写要求是：

（1）“所查档案单位名称”项目应准确填写利用者所要查的档案形成者的单位名称的全称或者规范通用简称。应当注意的是：利用者“所查档案单位名称”和利用者“单位名称”有时是相同的，有时是不同的'，两者不可混淆。另外，有些《档案利用登记表》将此项目设计为“所查档案全宗名称”，但填写内容与方法大同小异。该项目一般在经过“档案检索”确认所查档案后填写。

（2）“档案存放位置”项目应准确填写利用者所查档案的具体存放位置，包括楼号、楼层、房间号、档架（柜）号、栏号、格号等内容。该项目一般在经过“档案检索”确认所查档案后填写。

（3）“提取档案卷（件）数”项目应准确填写档案馆工作人员为利用者提取的档案的卷数或者件数。该项目一般在提取档案后填写。

（4）“档案出库时间”项目应准确填写档案出库的具体时间，包括年、月、日等，必要时同时填写时、分。该项目一般在提取档案后填写。

（5）“档案入库时间”项目应准确填写档案入库的具体时间，包括年、月、日等，必要时同时填写时、分。该项目一般在利用者还档后、档案入库前填写。

（6）“档案利用情况和效果”项目应准确填写利用者利用档案的具体情况和产生的效果，包括利用档案所解决的具体问题以及所产生的经济效益和社会效益。该项目一般在利用者反馈档案利用情况和效果信息后填写。

操作流程三：检索提档

检索提档，即由档案馆工作人员或者利用者运用档案检索工具查到利用者所需档案，并由档案馆工作人员从库房中提取该档案交由利用者利用。检索提档包括档案检索和档案提取两项内容。

（一）档案检索

所谓档案检索，是指档案馆工作人员或者利用者，根据利用者所提供的查档内容，运用档案检索工具，查找利用者所需档案的过程。档案检索的过程主要有下列几个步骤：

①分析利用者利用档案的具体要求；

②选定档案检索工具，确定档案检索途径和方法，如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；

③按照选定的档案检索途径及其档案检索标识，如分类号、主题词等查取利用者所需档案；

④通过一定的方式，将档案材料或编成的档案目录提供给利用者。档案检索分为计算机检索和手工检索。

1.计算机检索

所谓计算机检索，是指档案馆工作人员或者利用者，根据利用者所提供的查档内容，运用计算机等现代检索工具和手段，查找利用者所需档案的过程。计算机检索一般采用软件管理，可对档案馆保存的档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。计算机检索普遍应用于一些现代化程度较高的档案馆，而一些现代化程度较低的档案馆很少应用。

2.手工检索

所谓手工检索，是指档案馆工作人员或者利用者，根据利用者所提供的查档内容，运用手工档案检索工具，查找利用者所需档案的过程。手工档案检索工具大体上分三种类型：一是以馆藏全部档案为对象的检索工具。主要有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。《档案馆指南》是一种全面介绍档案馆情况和馆藏档案内容、指导利用者查阅利用档案的具有报导性的叙述式检索工具；《全宗名册》是一种全面揭示馆藏全部全宗情况的具有查找性与报导性的书本式检索工具；《档案存放地点索引》（亦称《档案存放位置索引》）是一种指明档案存放位置或者指明各档案库房保存档案情况的具有查找性的书本式（或者卡片式、图标式）检索工具；《分类目录》是一种简明扼要的具有查找性的卡片式检索工具。二是以一个全宗档案为对象的检索工具。主要有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。《全宗卷》是一种全面介绍全宗历史概况（包括全宗介绍、全宗说明、分类方案、立卷计划、保管期限表、案卷目录、档案移交分年统计表等）的具有查找性的检索工具；《案卷目录》是一种以案卷标题为基本单位、按时间顺序排列组合的具有查找性与报导性的书本式检索工具；《案卷文件目录》（亦称《卷内文件汇集》或《全引目录》）是一种以案卷和单份文件为检索单位、按时间顺序排列组合的全面揭示馆藏档案内容和成份的同时兼有查找性与报导性的书本式检索工具；《全宗介绍》是一种介绍档案馆藏某一个全宗档案内容和成份及其利用价值的具有报导性的书本叙述式检索工具。三是以馆内各全宗为对象的检索工具。主要有《专题目录》、《人名目录》、《专题介绍》等。《专题目录》（亦称“专题索引”）是一种以书本目录形式集中系统地揭示档案馆有关某一专题的档案内容和成份的具有查找性与报导性的检索工具；《人名目录》（亦称“人名索引”）是一种按人名姓氏笔划笔顺编排的具有查找性的书本式（或者卡片式）检索工具；《专题介绍》（亦称“专题指南”）是一种按照一定题目以文章叙述形式综合介绍档案馆藏有关该题目档案的具有报导性的检索工具。

（二）档案提取

所谓档案提取，是指档案馆工作人员在档案库房中提取利用者所需档案交由利用者利用。

档案提取的一般程序是：

①档案馆工作人员或者利用者运用档案检索工具查找到利用者所需档案；

②档案馆工作人员运用《档案存放位置索引》等工具找到利用者所需档案在档案库房中的具体存放位置；

③档案馆工作人员在档案库房中提取利用者所需档案；

④档案馆工作人员填写好档案代理卡（亦称“档案代卷卡”）放到所提取档案位置；

⑤档案馆工作人员将提取的档案交由利用者利用。

档案提取，应注意以下事项：

（1）档案馆提取档案时应将档案代理卡放在档案原来存放的位置上，还档时再把它取下；

（2）档案代理卡应注明所提取档案的基本情况，具体包括提取档案的档号、题名、借阅人姓名与单位、借阅日期和还回日期等内容；

（3）档案馆工作人员将提取的档案交由利用者利用时应当场检查档案的齐全完整情况并作记录，以便还档时核查。

操作流程四：阅览摘录

阅览摘录，即由利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅档案，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。阅览摘录包括档案阅览和档案摘录两项内容。

（一）档案阅览

所谓档案阅览，是指利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。利用者阅览档案时应保持室内安静和清洁卫生，遵守档案阅览各项规定，尽力做到“十个严禁”：

（1）严禁大声喧哗；

（2）严禁随地吐痰；

（3）严禁乱丢杂物；

（4）严禁吸烟；

（5）严禁吃零食；

（6）严禁乱扔果皮纸屑；

（7）严禁在档案上划线、打勾、作记号；

（8）严禁折叠档案；

（9）严禁拍照；

（10）严禁涂改和拆撕档案。

档案阅览一般在档案馆内进行，档案原则上不能外借，确需外借的要遵守以下规定：

（1）档案原件一般不外借，确因工作特殊需要，应按规定办理外借审批手续；

（2）外借档案只限于借用本单位的档案；

（3）外借档案必须由利用单位向档案馆提出申请，说明外借原因、借阅内容和借阅期限，经本单位主要领导同意，涉及本单位党、政办公会议记录及人事切身利益的档案，需经单位主要领导签字；

（4）档案馆收到外借申请，报送主管领导或分管领导审批，方可外借，外借期限一般为3天，如遇节假日，档案必须收回馆内保存，确需要延长的，应办理续借手续；

（5）外借的档案，严禁撕毁、折叠、污损、拆散、抽出或剪裁档案；

（6）严禁在外借档案上划线、圈点、打叉、涂改；

（7）档案归还时经检查无误，方能注销，如发现缺少或遗失，追究借阅人责任；

（8）逾期不还，将收取滞纳金，并取消外借资格，造成档案丢失、损毁的，按照有关规定处罚。

（二）档案摘录

所谓档案摘录，是指利用者在档案馆利用档案过程中，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。利用者摘录档案时应遵守档案馆有关规定，尽力做到以下十个方面：

（1）利用者经档案馆工作人员同意后可以摘录已开放的档案；

（2）单位利用者可以摘录本单位全宗的档案；

（3）个人利用者及查阅非本单位全宗档案的单位利用者，一般不得摘录未开放的档案内容，如确有特殊需要，须书面向馆长申报同意后才能摘录；

（4）利用者摘录的档案抄件，档案馆不予证明，抄件经档案馆工作人员同意后方可带走；

（5）利用者摘录档案需用档案馆提供的专用稿纸；

（6）利用者摘录档案内容只限根据其利用目的调阅档案的有关部分，不得抄录与所查问题无关的内容；

（7）利用者摘录的档案抄件，内容属于开放档案的或单位利用者利用本单位全宗案卷的，可在研究著述中部分引用，但不得整段或全文发表；

（8）利用者摘录的档案抄件如需全文发表，须事前征得档案馆同意并签订书面协议；

（9）利用者摘录的档案抄件，涉及有关单位和个人知识产权归属问题的，按国家有关法律法规的规定办理；

（10）利用者摘录的未开放档案的内容，非本单位利用者不得在公开著述中直接引用，更不得擅自发表。

操作流程五：复制证明

复制证明，即由档案馆工作人员通过一定方法为利用者复制其所需要利用的档案内容的复制件，出具证实某种事实在档案内有无记载、如何记载的档案证明，供利用者带回利用。复制证明包括档案复制和档案证明两项内容。

（一）档案复制

所谓档案复制，是指对利用者所需要利用的档案内容，由档案馆通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件，供利用者带回利用。档案复制的一般程序是：

①利用者向档案馆提出制作档案复制件的申请，说明制作要求、份数和用途；

②档案馆履行审批手续；

③档案馆工作人员根据利用者要求制作档案复制件，并与档案原件认真校对；

④档案馆工作人员在档案复制件上注明出处，并加盖档案馆印章。档案复制应注意以下事项：

（1）利用者要求复制所查阅的档案馆保存的档案，须符合国家有关档案、保密和保护知识产权的规定，保护有关当事人的合法权益，并须符合利用目的。

（2）利用者要求复制档案馆保存的档案，一律要填写复制档案申请单，经批准后档案馆代为复制。

（3）利用者要求复印已开放的档案，凡属编史修志和专题研究，需要复印较多（50页以上），应征得档案形成单位同意，经馆长批准后才能复印；凡属复印本人及其亲属历史证明档案的，经负责档案利用的科长批准后才能复印；外国组织和个人查阅并复印档案，按国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

（4）利用者复印未开放的档案，复印的内容、数量一律报经馆长审查决定；“三密”档案不予复印，如因特殊情况，必须复印的，应征得档案形成单位同意后由馆长批准复印。

（5）档案馆所有未开放的档案经有关程序批准后才能复制，复制件在5天内退回档案馆销毁。

（6）所有利用者的复制申请单，档案馆工作人员必须保留归档备查。

（7）档案的复印由档案馆负责，不得由利用者自行复印或外借复印，复印件一般只限一份，并加盖档案馆的印章；档案复制件经档案馆盖章，注明原件档号，具有与档案原件同等效力。

（8）利用者将盖有档案馆印章的档案复制件带出馆外需交一定数额的押金，待凭证作用完成后，须将档案复制件送还，并取回押金。复印的档案材料必须严格按程序做好登记手续，属于用后退回档案馆处理的复印件，档案馆工作人员按时追回并依规章制度进行销毁。

（9）利用者要求复制（印）档案馆保存的照片、录音带、录像带等非纸质载体档案，一律由档案馆代为办理。

（10）从档案馆复制的档案，使用单位和个人均不得以任何形式公布、陈列展出或再行复制。

（二）档案证明

所谓档案证明，是指档案馆根据机关、团体或个人的询问和要求，证实有关某种事实在馆藏档案内有无记载和如何记载而出具的书面证明材料。

制发档案证明的一般程序是：

①利用者向档案馆提出制作档案证明的申请，说明制作要求和用途；

②档案馆履行审批手续；

③档案馆工作人员根据利用者要求查找有关档案材料，综合编写档案证明，并与档案原件认真校对；

④档案馆工作人员在档案证明上加盖档案馆印章。制发档案证明，是一种政治性、政策性很强的服务方式，应注意以下事项：

（1）档案馆工作人员应根据有关利用者的合理申请或询问来制发档案证明；

（2）档案馆工作人员制发档案证明必须根据档案馆保存的可靠的档案原件或副本、抄本来编写；

（3）档案馆工作人员须在档案证明上注明档案材料的出处和根据；

（4）档案馆工作人员制发档案证明，要以引述和节录档案馆保存的档案原文为主要编写方法；

（5）档案证明的内容范围必须确定，不应超出经过审核的证明范围而罗列其他材料；

（6）档案证明的文字必须准确、客观、明了，档案馆工作人员不得根据主观认识，擅自解释有关档案内容；

（7）当编写档案证明依据的档案馆保存的档案原文内容互有矛盾时，档案馆工作人员要一并写入，以便利用者参考；

（8）档案馆工作人员应严格审核档案证明有关内容，出具档案证明要使用专用的证明用纸，留底备查；

（9）档案馆工作人员对初步编写后的档案证明，必须进行认真的校对，并在确认无误后加盖档案馆印章；

（10）档案馆出具的档案证明，经司法部门或主管部门认可后方具备法律效力；未经司法部门或主管部门认可，不具备法律效力。

操作流程六：还档反馈

还档反馈，即由利用者归还利用完毕的档案，经档案馆工作人员核查无误后放回档案库房原来位置，同时向档案馆工作人员反馈档案利用效果信息。还档反馈包括还档入库和效果反馈两项内容。

（一）还档入库

所谓还档入库，是指利用者归还利用完毕的档案，经档案馆工作人员核查无误后放回档案库房原来位置，取下档案代理卡。还档入库的一般程序是：

①利用者将利用完毕的档案归还档案馆工作人员；

②档案馆工作人员当面核查利用者归还的档案是否齐全完整；

③档案馆工作人员和利用者履行档案归还签收手续；

④档案馆工作人员将归还的档案放回档案库房原来位置并取下档案代理卡。还档入库，应注意以下事项：

（1）利用者归还档案时，应按规定履行签字、登记、注销等手续；

（2）档案馆工作人员对利用者归还的档案，应当面仔细清点，核查无误后方可签字注销；

（3）档案馆工作人员清点核查归还档案的重点是：是否拆卷、抽换和撕卷，是否折叠档案，是否在档案上划线、圈点、涂写、写眉等内容；

（4）档案馆工作人员如果发现利用者归还的档案有损坏和丢失现象，应及时报告馆长，以便及时做出相应补救措施；

（5）档案馆工作人员对利用者归还的档案核查无误后，应及时放回档案库房原来位置，同时取下档案代理卡。

（二）效果反馈

所谓效果反馈，是指利用者向档案馆工作人员反馈利用档案所解决的具体问题以及所产生的经济效益和社会效益。

为确保及时全面收集利用者反馈的档案利用情况和利用效果，档案馆应建立健全档案利用效果登记制度，努力做到：

（1）利用者利用档案完毕，档案馆工作人员要及时进行利用效果信息的收集工作，对不能当场体现利用效果的，要跟踪收集；

（2）利用者利用档案即时取得效果的，档案馆工作人员要请利用者应当场填写利用效果信息，并签名确认；

（3）利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，并尽早寄回档案馆，档案馆工作人员要及时催收“利用效果登记表”；

（4）利用效果登记表，须盖上利用者单位公章，以作证明；

（5）档案馆工作人员对收回的“利用效果登记表”，应及时整理存档；

（6）档案馆工作人员对利用本馆档案取得的社会、经济效益事例，要及时编写“档案利用效果实例”。

档案利用效果实例的编写要素主要有七：

（1）利用者的单位、姓名、身份；

（2）利用档案的确切时间和地点或提供档案的档案馆；

（3）利用档案的目的和动因；

（4）利用档案的内容、成分或数量、人次；

（5）利用档案所获得的经济效益和社会效益；

（6）该实例的提供者；

（7）档案利用实例要冠以鲜明准确的标题。

档案馆工作人员编写档案利用效果实例，应注意避免出现以下五种情况：

（1）只有事件而没有结果；

（2）只有结果而没有利用过程；

（3）不够典型，缺乏生动；

（4）编写的要素不全，叙述不完整、利用不明确；

（5）缺乏真实，事实有水分，效益计算的不科学，不能使人信服。

单位出具查档案介绍信 <四>

单位出具查档案介绍信 <五>

1、我单位将严格遵守合同专用条款，根据业主要求对图纸执行相应保密措施，未经业主许可不复印图纸，也不向第三方扩散，禁止借给与本项目无关人员。待工程竣工后交回全部图纸及相应设计文件。

2、施工资料的管理由项目技术负责人直接负责，项目配备专职档案管理员，负责施工资料的收集和整理工作。工程资料应与施工进度保持同步，按专业归类，认真书写，做到字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。项目部对整个工程施工资料的真实性和完整性负责，完工时由项目部向业主提交完整、准确的工程资料。

3、工程资料的填写必须符合《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程勘察设计管理条例》及国家有关规范、标准。

4、本工程将作为我单位重点工程，工程资料采用计算机进行管理，向城建档案馆移交的工程档案采用微缩品或光盘载体。工程资料用不易褪色的书写材料书写、绘制。

5、项目质量检查员严格执行国家质量验评标准和施工规范，代表企业对工程质量行使监督检查职能。负责检查施工记录和试验结果的真实性。

6、材料工作人员必须认真贯彻现行建筑工程法规、规程，应在材料进场一周内提供随行质量文件（材质证明、合格证、准用证等），所有材质证明文件均应为原件，如是复印件的应加盖原件存放单位红章，并在材质上注明抄件人、日期、进场批量、原件存放处。

7、项目试验人员必须严格按照材料检验标准有关取样的.规定取样送检，对出具的试验报告的计算，审核及结论的正确性负责，一切原始数据不准涂改，资料不准抽撤，同时应有试验、计算、审核和负责人签字。

8、各责任工长（含测量）对所负责分项分部工程形成的技术资料负责，按照资料员的要求填写资料，保证其内容真实、完整。

9、音像资料的收集与管理工作：音像资料是工程资料中不可缺少的部分，它是从工程开工到工程交付使用的全过程中形成的，工程的音像资料也是优质工程的申报资料内容的组成部分。项目经理部设专人负责音像资料的收集整理工作，配备必要的设备保证音像资料的安全。并严格按照国家《照片档案管理规范》（gb/t11821—89）进行管理。

10、竣工资料的管理：严格执行市有关规定、标准。

（1）在施工阶段加强施工资料的管理工作，实行总工负责制，建立施工资料管理岗位责任制，并配备专职城建档案管理员，负责施工资料的管理工作，并设专人负责收集和整理。在工程竣工一个月内，向建设单位提供合格的竣工资料。

（2）在竣工前将施工资料整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收。

单位出具查档案介绍信 <六>

文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。

1、收发文件管理制度

1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发，做好收发文记录，接收人签字。

2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

3)外发文件的具体要求

公司外发文件在发放记录上注明原件存放处，办公司室统一标识发放文件编号。

4)公司内发或传阅文件的具体要求

(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字，注明原件存放处。

(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文，由办公室统一接收，并及时上报公司经理，由公司经理签署意见。

(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文，由项目部接收，由项目负责人签署意见，项目负责人根据具体情况上报公司。

(4)项目发放施工队的文件规定:

发放施工队的文件、通知(不含技术交底)，均在项目备案，同时由发放责任人保存原件和发放记录。

2、竣工资料

1)项目经理部按竣工验收条件的规定，认真整理工程竣工资料。

2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图，规定的其它应交资料。

3)竣工资料的整理应符合下列要求:

(1)工程技术档案的整理应始于工程开工，终于工程竣工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集，采用表格方式分类组卷。

(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷

(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序，进行分类组卷。

(4)竣工图的'整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时，检查验证手续必须完备。

3、文件、资料保密规定

1)公司全体员工要树立爱护公司资料，保守公司秘密的观念。

2)未经公司领导同意，任何人不得私自拷备或复印资料，转借他人使用酌情给予处罚。

3)归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;

单位出具查档案介绍信 <七>

一、机关公用车辆由办公室统一调配使用，个人无权直接派车，需要用车时，由办公室负责安排，优先保证机关领导公务用车。

二、因公外出，提倡乘座长途客车或火车;多人同时到一个地方出差，尽可能安排同乘一辆车。

三、司机出车必须凭办公室出具的派车单，如遇特殊情况，应电话告知车管人员，回来后及时补办派车手续。

四、车辆维修由司机提出书面申请，经“中心”领导批准后，由办公室安排到定点维修厂修理，并作好记录，结帐由财务负责办理。在外地出差需要维修时，应电话告知领导，报销发票时，乘车人必须签署意见，回单位后到办公室补办维修记录手续。

五、车辆用油由办公室开具加油通知单到指定加油站加油，在外地出差加油，乘车人应签署意见，报销之前应先到办公室办理加油登记手续。

六、车辆要妥善存放，以防被盗和损坏;严禁将车辆交给其他人驾驶，否则后果自负。

七、司机要牢固树立安全第一的思想，经常保持车况良好，车容整洁;经常处于良好的`技术状态，严禁带故障出车，确保车辆安全。

八、对司机实行定额补助，每人每月200元，每人每两年发放一次劳保工作服。

九、车辆维修和加油情况由办公室负责每季度向“中心”主任办公会汇报一次。

十、严禁出借单位车牌及有关凭证。

单位出具查档案介绍信 <八>

第一章公文、文件审批管理

第一条公司的各类公文、文件、传真、报告和资料，由公司行政部负责管理。

第二条收文、发文的签批管理

(一)收文：各级政府下发的公文、文件，政府和行业主管部门发来的公文、文件及与公司有业务往来的企事业单位的信函等，应由公司文员进行收文登记，并填写《收文处理单》，由行政部部长签署批转意见后，呈送公司主管领导阅示，文员按主管领导的批示，转送有关部门或相关人员传阅办理。

(二)发文：公司对外发出的文件、报告、请示、信函等正式公文，应由与拟发文件内容相关的部门负责起草文稿，经主管领导审阅签批后，传至公司行政部打印、备档和发送。

(三)凡公司对外发出的正式公文、文件、报告、请示、信函等，以及公司下发的各种公文、文件，须由总经理、董事长签批才能生效。

(四)公司传真件的接收和发出，均应由文员负责并做好记录，对以公司名义发出的传真件，将底稿存档;接收的传真件，要及时进行登记，收件人签字并存档。

第三条公文打印的管理

(一)公司公文、文件的打印，由文员负责。

(二)公司各部门需打印以公司名义发送的正式公文，须按程序填写《发文审批单》;文员依据《发文审批单》中总经理的签批，进行打印和发放。

(三)凡经行政部打印的.公文、文件，必须预留一份与原稿一起，统一存档。

第四条文件借阅和复制的管理

公司各部门管理人员，因工作需要借阅或复制公司存档的各类文件时，按档案管理中“档案的借阅与复制”的规定执行。

第二章档案管理

第五条归档范围

(一)上级政府和相关主管部门下发的文件、通知及相关许可证批件，企业上呈的报告、请示，企业发出的信函。

(二)公司近远期规划、工作计划、各类统计报表、规章制度、项目可行性研究报告。

(三)公司各类会议记录、纪要、决议等文件。

(四)业务往来信函、合同、协议、项目工程内业资料等。

(五)人事劳资档案、企业营业执照、企业代码证、资质证书等。

第六条归档要求

(一)凡属应归档范围的收文，均应及时办理归档手续。

(二)相关业务部门获得的批件手续，要及时登记归档，如要使用，可办理正常借用手续;项目工程施工内业资料、文件(竣工批件)，在工程结束后，由相关责任部门进行装订整理，并将其完整归档，同时办理交接手续。

(三)公司的档案由档案员负责整理归档，并按照档案管理的有关规定，进行档案的密级及类别划分，针对不同密级的划分，进行相应的档案管理。

第七条档案的借阅与复制

(一)公司董事会成员、经理班子成员需借阅档案、文件时，在填写《文件借阅、复制记录表》后，可通过档案员办理借阅手续，提档或复制，阅后返还。

(二)公司其它人员因工作或业务活动需要借阅公司档案时，在填写《文件借阅、复制记录表》、经行政部部长批准后，公司档案员方可办理档案的借阅、提档或复制手续。

(三)公司档案、文件的借阅人，应当爱护并保持借阅档案的整洁和完整，严禁私自涂改、外借、翻印和抄录，杜绝遗失现象的发生。如确属工作或业务活动需要，对档案文件进行摘录和复制的，必须经行政部长批准后，方可由公司档案员进行摘录或复制。

第八条档案的标识

对于失效或已更改的文件如：公司有关规定、制度、管理及办法等，公司档案员要标识明确并做明显的标记，以防止误用。

第九条档案的销毁

(一)公司的任何人未经总经理授权允许，无权随意销毁公司保存档案资料。

(二)对于超过规定保存期限无保存价值的档案资料，应当按规定的时限予以销毁。销毁档案资料时，应当由公司档案员，提交档案销毁报告并附销毁档案资料明细表，经行政部长审核签字，呈报副总经理批准，方可组织销毁。销毁的全过程至少应由两人参加。

第三章介绍信和印鉴管理

第十条公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、财务专用章及公司的介绍信、证明信、营业执照、资质证书等。

第十一条公司印信由某某公司办公室统一保管。

第十二条除公文外，需加盖公司公章的文件、资料，由使用人提出申请，填写印信申请单，经副总经理授权或批准，方可用印。申请单应注明资料名称、份数、经手人批准人。

第十三条公司的重大经济合同须加盖公章，应由主办部门提出申请，报董事长批准后，方可加盖公章。

第十四条公司所有需要加盖印鉴的介绍信、合同文本、协议文本，及以公司名义对外发出的所有公文，必须经行政部审核，并进行统一编号登记、存档备查。

第十五条行政部应建立印信台帐，每一个印信都应预留样式，并存档。

第十六条公司印鉴的使用，应当按公司发文的审批程序规定进行审核批准，公司文员方可盖章。对于不属于公司正式发文审批程序的，对公司利益会产生重要影响的文件的签章，要通过主管副总经理的批准方可进行;如果违反此项规定而造成的后果，由违反规定的直接责任人负责。印信管理人员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。

第十七条介绍信的填写，必须注明办事人、去往单位、办理事由、时间等，不允许携带空白介绍信。严禁在空白介绍信和空白纸上加盖印章。

第十八条公司印章除特殊规定外，一律用红色印泥。

第十九条印信管理人员应在每年的三月前将上一年的介绍信存根归档，一本介绍信不得跨年度使用。

第二十条经公司加盖印鉴的公文，如出现意外情况或不利后果时，应当由公文批准人和直接责任人承担相应责任。

第二十一条使用公司法定代表人名章、财务负责人名章时，须征得公司法定代表人及财务负责人本人的同意。

第二十二条公司印章因特殊原因借出使用，需要报董事长批准，并认真填写公司印章借据，印章借据应注明资料名称、份数、经手人、批准人及借出时间和归还时间，印章归还后，该借据不得消毁，存档备查。

第二十三条经董事长批准方可销毁印章，销毁时必须有两人监督，并做好登记。

单位出具查档案介绍信 <九>

1、负责及制定服务物业管理公司内部岗位人调配等人力资源工作。针对《人力资源控制程序》进行归口管理。

2、负责物业管理公司《年度培训计划》的制定及监督实施,负责人员招聘。

3、对新员工上岗进行基础教育,负责组织对培训效果进行评估。

4、负责服务物业管理公司工程物品、办公用品的采购工作及对供方评价工作。

5、负责物业管理所需的采购物品进行验证,并按《行政人事部政策与程序》中的《库存管理制度》进行保管、发放,控制不合格物品及标识管理。

6、组织有关人员对工程、客户服务部、秩序维护部、外包服务分供方进行评价,确保采购的.物品和委托服务符合性规定的要求。

7、负责对工作环境的管理。

8、负责服务备品、服务设备、设施和服务人员等进行标识管理,针对客户服务部、工程部、秩序维护部所涉及的各种标识制作及订购进行监控工作。

9、负责顾客财产控制,加强固定资产管理,提高固定资产利用率,监督固定资产使用过程,延长固定资产使用寿命,提高固定资产使用效率。

10、负责组织客户要求的识别及组织合同评审。

11、物业管理公司部门经理、主管、主任、文员等其他与质量管理体系运行有关人员的岗位职责见各部门《岗位职责》。

单位出具查档案介绍信 <十>

一、出勤制度

上午：8：30——12：00

下午：14：30——18：00

1、早8：15分前到岗，开始做清扫工作，8：30分正式进入工作状态，午休时间为工作弹性时间，但必须预留值班人员在岗。

2、考勤反映一位员工最基本素质和工作态度，因此考勤是员工综合考评重要依据之一。

3、对销售部销售人公司根据销售制定的排班表及上下班时间进行考勤记录。

4、严禁委托其他人代请假或代打卡。

5、在保证每周工作六天作息时间的前提下，销售人员可以自行选择调休时间（周六、日除外），调休当周内有效。特殊情况的调休，必须经销售经理批准。

二、卫生制度

1、销售部必须安排固定的销售人员进行卫生清扫，其余销售部人员都应本着'团积友爱'的原则积极参加；

2、范围：门工作的地面卫生、桌面卫生、窗台卫生，保持室内空气清新、干净整洁、物品摆放整齐；

3、负责电源、门窗的开启与关闭工作。

4、随时注意保持现场环境整齐清洁。个人物品及销售物品由要指定存放，柜台桌面随时保持整齐、干净。

5、各项销售道具、设备应熟知正确使用方法，注意维护，如有损坏或故障，应及时通知厂商或业主尽快修护。

三、仪容仪表制度

1、工作时间着装应端庄、大方、得体，时刻保持整洁、干净的仪容仪表；

2、工作时间售楼部全体销售人员必须身着工作服并佩戴胸卡，如外出市调可穿休闲装；

3、男士头发应整齐利落，长度适中，不留胡须、不剃光头；女士头发梳理整齐，修饰简洁，淡妆上岗；

4、保持指甲清洁，不留长指甲，染有色指甲等；

5、新进人员未订制服前，依最接近上述方式穿着。衣着清洁、头发整齐、仪态端庄、精神饱满、随时注意公司及业主形象。

四、用餐制度

由销售经理分配定点时分轮流用餐，餐后用具及时收拾，并及时打扫卫生。

五、休假制度

1、每星期每人有一天的`公休时间

2、销售人员在公休期间手机必须处于开机状态，以便公司有事联系。

3、销售人员公休时，应作好工作交接。

4、销售人员公休当天下午4：30必须致电售楼处，了解当日情况

六、请假制度

1、销售人员如有事需要请假时，必须以请假条的书面形式上报销售经理。

2、让别人转告者，视为旷工。

七、工装制度

为规范、统一项目形象，项目全体工作人员统一着工作服装，具体规定如下：

1、销售部负责根据统一规格为员工购制工服，工服不扣取工装费，在其离职时要及时交还工服。

2、所有员工须身着工装，并佩带统一标识上岗。

3、每位工作人员必须爱惜工装，随时保持工装的整洁。

单位出具查档案介绍信 <十一>

______人民检察院：

本（部门管理）__________单位将于20____年8月1在县（市、区）____________项目中开展工作。根据《关于在全市招投标领域引入行贿犯罪档案查询机制的通知》要求，现向你院查询____________（个人、单位）有无行贿犯罪记录。

特此申请

查询部门、单位（印）： ____________________________________________________（印）

年 月 日

单位出具查档案介绍信 <十二>

____人才服务中心：

兹有____大学应届硕士毕业生____，男，____岁，身份证号____________________________________，被聘为我公司新职员。其已于____月____日到我公司（________________________公司）就职，我公司现同意接收其档案，请贵单位予以支持!

____________________________公司(盖章)

____年____月____日

单位出具查档案介绍信 <十三>

__________：

________________相关工程投标工作需要，向你院申请查询________________有无行贿犯罪记录。经查询发现被查询的单位（个人）有行贿犯罪记录的，对查询结果的利用作出如下承诺：查询的结果仅用于申请的正当事项；保密查询结果，查询结果不公开、不发布；不利用查询结果进行欺诈等违法犯罪活动；不利用查询结果，谋取单位或者个人的私利。否则，产生的.法律责任由我单位（个人）负责。

查询结果的处置情况, 将在规定的时间内回复提供查询的人民检察院职务犯罪预防部门。

承诺单位：______________________________________________（签印）

承诺单位经办人： （签印）

年 月 日

单位出具查档案介绍信 <十四>

XX区工商局：.

兹委托 去贵局办理本企业档案查询事宜，望接恰。 签章： 年 月 日

另外还有本企业营业执照副本原件及经办人身份证原件。

此致

敬礼!

介绍人：xx

20xx年x月x日

单位出具查档案介绍信 <十五>

XXX工商局：

兹有我公司员工XXX__，身份证号_3390XXXXXXXXXXXXXXX_，前往贵局办理本公司登记基本信息的工商查询(需贵局出具有证明效力的咨询单)，请予办理为盼。

公司盖章

XXX年五月六日

单位出具查档案介绍信 <十六>

渑池县人事档案管理室：

因工作需要，现委托我单位职务，职务等名人事管理人员前往贵处查阅等名人事档案，（是、否）出具证明材料。

当否，请接洽。

单位领导签字：

单位公章：

档案室负责人意见：

年月日

所查档案明细附后

单位出具查档案介绍信 <十七>

xx人事档案管理室：

因xx工作需要，现委托我单位xx职务xx，xx务x等xx名人事管理人员前往贵处查阅xx等xx名人事档案，（是、否）出具证明材料。

当否，请接洽。

单位领导签字：xx

单位公章：xxx

档案室负责人意见：xx

20xx年xx月xx日

单位出具查档案介绍信 <十八>

兹有我单位______，_________等同志，现因_________需要，前来贵单位调取____________的相关档案资料，望予接洽为荷!

单位(章)

____年____月____日

(此介绍信___日内有效)

单位出具查档案介绍信 <十九>

第一章：总则

第一条：为进一步加强人力资源管理，使人力资源管理工作逐步到达科学化、规范化、制度化，更好地促进企业发展，根据《劳动法》、《公司法》、《企业法》等法律法规的有关规定，结合我矿实际，特制定本制度。

第二条：坚持”效率优先，兼顾公平；企业发展，员工富裕”的原则，正确处理企业、员工之间的利益分配关系，调动各方面的工作积极性。

第三条：建立、完善和维护适应我矿发展要求的充满生机与活力的人力资源管理制度。

第四条：运用法律法规、内部管理制度等手段，调整好劳动关系，保护劳动主体双方的合法权益，使劳动关系稳定和谐、健康。

第五条：经过不断提高人力资源管理水平，促进我矿发展。

第六条：人力资源部对各基层单位人力资源管理的主要环节实行监督、指导与协调。

第二章：人力资源规划

第七条：根据企业发展战略和生产经营需要和定员标准，制订出本单位的人力资源规划，包括长、中、短期规划。

第八条：运用定性预测与定量预测相结合的方法，向主管副矿长提出全矿长、中、短期人力资源规划方案，待批准后，报矿长最终审定。

第三章：员工的招聘与录用

第九条：根据矿长审定的员工数量和工作需要，在必须的范围内，按照必须的程序和方法，择优录用选拔管理人员、技术人员和工人到新的岗位工作。

第十条：对被录用员工，实行全员劳动合同制，合同期限从一年到五年，第一期合同期满，按照必须的条件续签第二期合同。

第四章：干部管理规定

第十一条：加强矿中层领导班子建设，建成适应市场经济体制要求的、富有生机与活力的新的用人机制。按照”年轻化、知识化、专业化”的标准，优化我矿干部队伍结构，建设一支高素质的干部队伍。

第十二条：充分体现组织原则；公开选拔、平等竞争原则；注重实绩、择优原则。严格按照精干高效，科学合理地配备干部职数。

第十三条：管理人员与技术人员的考核制度

（一）管理人员与技术人员考核，是依据必须的标准，按照必须的程序、方法，对其在工作中表现出来的内在素质和做出的成绩进行评价，并把它作为使用、选拔、监督干部的重要依据。

（二）管理人员与技术人员考核的主要资料是德、能、勤、绩四个方面。包括思想觉悟、政策水平、组织纪律、道德品质、群众观念、事业心、文化理论知识、决策本事、组织本事等完成工作任务情景等。

（三）为了保证考核结果准确，考核要采取领导与群众相结合、定期考核与不定期考核相结合、定性考核与定量考核相结合的办法，坚持严格、全面、公开的原则。

第五章：管理人员与技术人员的职称评聘制度

第十四条：职称的评聘必须坚持专业技术职务工作的政策性和原则性。矿属各单位要根据上级下达的设岗编制和实际工作需要，合理设置各级专业技术职务，逐步完善专业技术职务评聘制度，建立平等合理的竞争机制，不得因人设岗，搞平衡照顾，更不得乱开政策口子，突破评聘标准另搞一套，要严格执行有关政策规定，调动和发挥专业技术人员的积极性。

第六章：领导干部的回避制度

第十五条：领导干部在执行公务时，凡涉及到自身职务提升、工作调动、奖惩、工资晋升、住房等问题时，必须主动申明并实行回避，不得参与具体业务工作，也不得以任何形式指示、暗示他人干预或施加影响。

第十六条：领导干部在执行公务时，凡涉及到直系亲属和近亲属的职务提升、工作调动、职称评聘、奖惩、工资晋升、招工、聘干、毕业生分配、军转干安置、培训、住房、入党等问题时，必须主动申明并实行回避，不得参与具体业务工作，也不得以任何形式指示、暗示他人干预或施加影响。

第七章：员工档案管理制度

第十七条：员工档案要实行专业保管，专职负责。

第十八条：档案必须做到”人档相符”，卷内资料完整，分类明确。

第十九条：档案的保管要遵循安全保密、便于查找使用的原则。

第二十条：档案要登记造册，编码入柜，以便查找。

第二十一条：严格执行员工档案查阅、借用制度。

第八章：员工的培训

第二十二条：工人的培训

（一）被录用的员工无论是一般工种还是特殊工种，上岗前都要经过人力资源部、生产技术安全部等部门组织的安全知识与业务技能操作培训。经过考核合格后，由公司有关部门分别发放《安全工作资格证》和《岗位培训合格证》，持证上岗。

（二）根据工作的中、长期发展规划，有计划、有组织、有步骤地对在职员工分别进行在岗培训和短期培训及业余培训，确保员工素质不断提高，不断适应我矿发展的需要。

第九章：员工的'调整与流动

以定岗、包岗为基础，本着精干高效的原则调配人员，满足生产需要。

第二十三条：严格控制外部人员调入，要求调入人员年龄男45岁以下、女40岁以下，中专以上文化程度，并缴纳安置基金。

第二十四条：员工在矿内部流动时，首先由本人写出申请，调出调入双方的队、分线领导签署意见，并经矿务会研究批准后方可办理调动手续。

第二十五条：为了保证矿井安全生产，从事采掘工作的、重要技术工作的、缺员岗位的人员，原则上不准调动。

第十章：员工的解雇与辞职

第二十六条：员工的解雇。员工违约、违纪，依据《劳动法》、《职工奖惩条例》等劳动法规的规定，对贴合解雇条件的，按照必须的程序予以解雇。因经营状况不佳，需要实行经济性裁员时，按照《劳动法》、《公司法》、《工会法》的规定经公司批准后，方可实施。

第二十七条：员工的辞职。员工自愿辞职，首先由员工本人提出申请，所在单位领导同意，经公司人力资源部批准，可办理辞职手续，并享受必须数额的经济补偿。未经批准，自行辞职的，不得享受经济补偿待遇。

第十一章：薪酬管理

第二十八条：年度工资总量基数按照当年我矿经营成果及预测工资增长幅度，报公司人力资源部确定。实行总量控制，绝不超提。

第二十九条：按照岗位测评、劳动成果大小、工作环境差异分别实行吨煤费用工资、销售额费用结算、经营承包等不一样形式进行分配工资。详见《天安一矿效益工资分配办法》。

第三十条：员工的基本工资制度

（一）经营者年薪制度

矿长、副矿长、三总师等实行年薪制。年薪由基薪和风险收入两部分组成。基薪标准根据我矿资产净值、税利水平、生产经营规模和我矿员工平均收入水平确定；风险收入以基薪为基础，根据我矿生产经营成果、职责大小、风险程度等因素确定，最高为基薪的1.5倍。

（二）一般员工的岗位技能工资制

在岗位劳动评价的基础上，对一般员工实行以劳动技能、劳动强度、劳动职责、劳动条件为基本劳动要素的岗位技能工资制，并根据每年企业经济效益和当地生活费用价格上涨的指数变化，作适当调整。详见《天安公司岗位技能工资制度试行办法》。

第三十一条：其它工资问题的处理规定

（一）被录用新员工工资处理

经过有关录用程序，对于新录用的员工根据每个岗位的技术含量及对生产经营的重要程度等具体情景而定：对于大中专毕业生原则上应有一年的见习期，见习期满后执行定级工资标准；对于一般人员或技工学校毕业生原则上执行不少于半年的熟练期。熟练期满后，执行定级工资。对于新录用的复员（转业）军人，不再执行熟练期工资标准。根据其军龄的长短和岗位不一样，自录用之日起，执行定级工资标准。新录用员工的定级手续由公司人力资源部统一办理。对我矿特聘的技术拔尖人才或其他人员，其工资待遇分别按照有关文件执行。

（二）员工岗位变动的工资处理

矿属各单位因员工的正常流动引起岗位（职位）变动的，其工资标准执行新岗位的岗位工资标准。其技能工资标准的处理为：

（1）井上下员工岗位变动，由地面调到井下从事辅助工作的，技能工资增加一级，调到井下从事采掘工作的，技能工资增加两级；由井下辅助调到采掘岗位的，技能工资增加一级。井下员工非因工负伤或其它原因调到地面工作的，采掘员工实际工作满10年（工龄部折算）保留原技能工资不变，满5年不满10年的，技能工资降低一级，不满5年的，技能工资降低两级。井下辅助员工在井下实际工作满15年的，调到地面工作以后，技能工资不变；不满15年的，技能工资降低一级。从事采掘的员工调到井下辅助的，从事采掘工作实际年限满5年的，技能工资不变；不满5年的，技能工资降低一级。从事地面工作员工调到井下工作，从事井下辅助工作的员工调到采掘工作，只能享受一次高定技能工资待遇。

（2）从事地面工作的员工变动岗位的，其技能标准不作变动。

（3）员工因工负伤（包括职业病）需要岗位变动的，按照劳部发[1996]266号文件规定处理。

（4）对所有变动岗位的员工，都给予必须的学习熟练期，学习熟练期满经考核后方可上岗。否则，安排到员工再就业中心或劳务市场重新培训学习，其工资待遇按相应规定执行。

第三十二条：津（补）贴的管理

津（补）贴，仍按照现行的平天安人有关文件规定的标准执行。

第三十三条：有关假期及加班加点工资支付

员工在享受年休假、探亲假、婚假、丧假期间的工资支付，其日工资标准均以岗位工资加技能工资作为计算基数；根据实际需要安排员工在法定标准工作时光以外工作的工资支付标准，按照《劳动法》和《工资支付暂行规定》（劳部发[1994]489号）以及《中华人民共和国劳动部关于（劳动法）若干条文的说明》（劳部发[1994]289号）的有关规定执行。

第三十四条：员工工资增长机制

为维护员工的长远利益，充分发挥工资对促进生产和提高效益的经济杠杆作用，调动员工的工作积极性，我矿将根据经济效益情景和公司的统一安排，每隔必须时期对员工档案内技能工资适当调整。

第十二章：员工的社会保障

第三十五条：严格执行国家颁布的各项社会保障政策，认真贯彻职工工伤保险、医疗保险、失业保险、养老保险等方面的法律法规。

第三十六条：矿所属各单位及员工个人，要按时足额缴纳养老保险金、医疗保险金、失业保险金等各项社会保险费。

第三十七条：对贴合离（退）休条件的人员，由公司人力资源部审核合格后上报集团公司有关部门审批。凡经河南省劳动和社会保障厅确认贴合退休者，自确认之次月起退出生产工作岗位，享受退（离）休待遇。

第十三章：附则

第三十八条：本办法如有未尽事宜，参照法律法规和公司的相关文件执行。

第三十九条：本办法由人力资源部负责解释。

第四十条本办法自发布之日施行。

单位出具查档案介绍信 <二十>

为进一步加强进修人员的管理，保证正常的医疗、教学秩序，使教学管理规范化、制度化，特制订以下规定：

一、凡来我院进修的医务人员由医务科统一接收安排，并由专人负责管理，其他各部门、临床、医技科室不得私自接收进修人员。任何科室和个人以任何借口自行安排进修人员，一经发现，扣当事人奖金200元，扣科主任津贴200元。

二、进修学习的人员，必须具有规定的专业工作经历，大专以上学历工作满3年，中专毕业工作满5年或取得执业医师资格。应填写我院的进修申请表，加盖单位公章后寄（交）医务科。医务科根据有关科室情况，研究同意者发给进修通知单。进修人员持我院进修通知单和单位介绍信按时到医务科办理进修手续，逾期不报到者，视为自动放弃。进修时间半年一1年。

三、进修人员必须严格遵守我院规章制度，服从医务科及所在科室安排，参加院及科室的各项活动。自觉参加院、科业务学习和政治学习，按时参加所在科室每周的院周会传达会议，了解医院发展动态和规定要求。如有违反我院规章制度和不服从管理者，退回原单位。

四、进修人员进入科室后，不得擅自换科，如果确实需要换科，必须重新到医务科办理审批手续。

五、进修人员在我院进修学习期间，要在我院工作人员指导下开展工作，不得擅自独立处理病人，遇有患者病情变化应及时通知我院人员，在我院人员指导下处理病人。进修人员不得独立值班，根据科室工作需要，可协同我院人员值班，不承担会诊。

六、进修人员无权出具转诊、伤残鉴定、计划生育、调换工种等病情证明，遇此类病人，应请本院医师处理。

七、进修人员应自觉爱护我院公共财务和医疗、教学、科研资料，严格执行保护性医疗制度，无权借阅、收藏、拿、带我院病历、x光片、心电图等资料和标本，违者按规定处罚。

八、接收进修人员的科室，应由一名主治医师以上职称人员负责带教，具体制定进修计划，并组织落实。要鼓励、引导进修医师参与科研工作。

九、进修人员未执行医院规定而造成的.医疗纠纷、医疗事故，需给予患者及家属经济补偿或赔偿，按医院规定由进修生本人承担。

十、进修期间不得请假，确因特殊情况请假，应提出申请，经科室签署意见，交医务科备案审批。进修期间内请假超过两周者视为自动终止进修。

十一、严格执行计划生育政策，来院进行的女医师、时间在半年以上者要出具流动人口婚育证明，自行办理辖区暂住手续。

十二、进修期满前一周，进修人员应持鉴定书（由带教老师和科室主任对其进行全面考核鉴定，实事求是的写出评语）到医务科办理手续，方可离院。

单位出具查档案介绍信 <二十一>

学生食堂管理制度旨在确保校园内食品安全，提高服务质量，维护学生权益，优化食堂运营，创造一个健康、有序的用餐环境。它涵盖了食品采购、储存、加工、服务、卫生管理、价格控制、投诉处理等多个环节。

内容概述：

1. 食品安全：规定食品来源的合规性，强调食材的新鲜度和质量，以及加工过程中的卫生标准。

2. 服务规范：明确服务人员的.职责、服务态度和操作流程，确保学生得到友好、高效的服务。

3. 卫生管理：设定每日清洁和消毒制度，规定垃圾处理和设施维护的要求。

4. 价格控制：设定菜品定价原则，确保价格公正透明，避免过度营利。

5. 投诉机制：建立有效的投诉反馈渠道，及时解决学生对食堂的不满。

6. 安全防护：制定应急预案，防止火灾、食物中毒等安全事故的发生。

7. 培训与考核：定期对食堂员工进行食品安全和业务知识培训，进行绩效考核。

单位出具查档案介绍信 <二十二>

为了更好地贯彻执行上级有关老干部工作的方针、政策，切实做好老干部工作，本着帮助照顾好老干部，努力发挥老干部余热的精神，做到各项工作有计划、有布置、有检查、有总结，使服务和管理工作更加规范化、制度化、科学化，结合我院老干部工作实际情况，特制定如下服务和管理办法：

（一）政治上尊重离退休干部。加强离退休党员的组织管理工作，完善离退休党员的组织生活制度。认真组织好离退休干部的政治学习，及时组织老干部参加各种政治活动和有关会议。根据离退休党员的政治需要，党总支书记随时与党支部取得联系，结合学院的中心工作，共同研究活动安排，制定活动计划，积极协助老干部党支部开展组织生活。组织党员学习时事、政治，了解他们的思想政治状态。

（二）建立与老干部联系制度，经常听取老干部的意见和建议，及时研究解决有关重大问题。重要工作主动征求老干部的意见，充分发挥老干部的参谋、监督作用。

（三）思想上关心离退休干部。发挥离退休党支部的作用，调动离退休党员参加活动的积极性。支持帮助党支部根据老同志的特点，采取灵活多样的方式方法，开展有益于老干部身心健康的`活动。如：开展观看革命题材的电影、参观科技展览、交流学习体会、组织卫生保健知识问答等形式多样的活动，使老同志们老有所为、老有所学、老有所乐。

（四）按有关规定为老干部建立阅览室和活动室。征订报刊杂志及有关学习文件材料，为老干部提供学习、阅读文件和报刊杂志的平台，使老同志们更好地了解掌握党和国家的大政方针。提供开展休闲健身、娱乐开心的活动场所，安排一名同志负责主管这项工作，具体负责开展老干部各项文体娱乐活动，做好老干部活动室的管理工作，保证活动室正常有序。

单位出具查档案介绍信 <二十三>

为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

2.加强组织纪律，坚守工作岗位。

3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。

7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

14.发现泄密事件，认真处理。

二、归档制度

1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。

8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

三、鉴别制度

1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。

2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

3.整档人员必须熟悉党的`干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

7.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

五、借阅制度

1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。

4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

六、转递制度

1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处

有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

七、核查制度

1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。

单位出具查档案介绍信 <二十四>

为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》，加强学校档案的科学管理，逐步实现人事档案管理工作的标准化、规范化、科学化，为学校教学及各项工作服务，特制定本制度。

1.凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。

2.立卷时应将材料收集齐全，核对准确，按文件自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。

3.档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。

4.案卷多柜存放的.应绘制案卷存放示意图，建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证，检查记录等材料。

5.定期对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题，及时向分管领导汇报。

6.建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续，“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密遗失、涂改或污损，违反规定者，按有关规定予以处理。

7.档案的鉴定工作在校长的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。

8.鉴定工作结束后，鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”。

9.在学校形成的各类永久性档案，保管二十年后，连同“案卷目录”(一式三份)和有关检索工具一并向上级档案部门移交。

单位出具查档案介绍信 <二十五>

人事档案统计制度

1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。

2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。

3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。

4、按照上级要求，报送本局档案情况。

人事档案查（借）阅制度

1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。

2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查（借）阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。

3、查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

人事档案保密制度

为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。

1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。

2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。

3、忠于职守，加强保密观念。不该说的`不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。

4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。

5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。

6、非档案管理人员，不准随便出入库房。

人事档案利用制度

1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。

3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

人事档案库房管理制度

1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。

2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。

3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

5、档案柜的。排列要科学有序、便于通风和避光。

6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。

7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。

分管档案工作领导责任制

1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。

2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。

3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。

单位出具查档案介绍信 <二十六>

xx区劳动就业局：

兹有我单位于x年xx月xx日招聘失业人员xx，失业证编号：xx。劳动合同已在xx区劳动就业局办理过招工备案和登记手续。劳动合同期限为x年，并于20xx年xx月xx日起生效。为了便于我单位人员管理，现需将该人档案调回我单位，由我单位办理相关保险。请给予办理档案转出手续。

此致

经办人：xx

用人单位：xxx

20xx年xx月xx日

单位出具查档案介绍信 <二十七>

海珠工商局：

兹有我公司员工__，身份证号_3390_，前往贵局办理本公司登记基本信息的工商查询（需贵局出具有证明效力的咨询单），请予办理为盼。

公司盖章

二零xx年五月六日

档案提档介绍信

单位出具查档案介绍信 <二十八>

xx市人才市场:

兹有xx的档案属于贵单位管理，现因本公司招聘xx到本公司任职，签订正式劳动合同，从xx起生效，在此期间，本公司xx将负责管理该员工的档案，负责该员工与档案有关的'各项事宜。

特此申请批准提档

此致

xx市xxx公司

20xx年xx月xx日

单位出具查档案介绍信 <二十九>

x单位（管理档案处的全称）：

兹有.档案属于贵单位管理，现因本公司招聘到本公司任职，签订正式劳动合同xx年，从起生效，在此期间，本公司（）将负责管理该员工的`档案，负责该员工与档案有关的各项事宜。（注：本公司为，具有保存档案资质）

特此申请批准提档。

此致

敬礼！

20xx年xx月xx日