档案查阅介绍信

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★ 单位查阅档案介绍信

________人才市场领导：

兹有我__党委下属_____党支部党员__(姓名)，__(性别)，身份证号：_________________，因党员试用期满办理转正事宜，来贵处提取个人的党员档案，请接洽。

___

20__年_月_日

★ 单位查阅档案介绍信

___人民检察院：

本（部门管理）_____单位将于____年____月____日在县（市,区）______项目中开展工作。根据《关于在全市招投标领域引入行贿犯罪档案查询机制的通知》要求，现向你院查询______（个人、单位）有无行贿犯罪记录。

特此申请

查询部门、单位（印）：__________________________（印）

____年____月____日

★ 单位查阅档案介绍信

_______县人事档案管理室：

因工作需要，现委托我单位___职务，____职务等___名人事管理人员前往贵处查阅等____名人事档案，(是、否)出具证明材料。

当否，请接洽。

此致

敬礼!

介绍人：

20____年____月____日

★ 单位查阅档案介绍信

x大学档案馆：

兹介绍xx大学学生社团联合会副主席（学号：）等一行_人，将于xx月xx日到1xx月xx日前往贵馆查阅xx年到xx年档案，以获悉xx大学社团发展相关情况，请予接洽为感。

此致

敬礼！

xx大学委员会

20xx年xx月xx日

★ 单位查阅档案介绍信

_______大学档案馆：

兹介绍某某大学学生社团联合会副主席（学号：）等一行_____人，将于xx月xx日到1xx月xx日前往贵馆查阅xx年到xx年档案，以获悉某某大学社团发展相关情况，请予接洽为感。

此致

敬礼

某某大学委员会

20xx年xx月xx日

★ 单位查阅档案介绍信

xx人事档案管理室：

因xxx工作需要，现委托我单位xxx职务xxx，xxx务xxx等xxx名人事管理人员前往贵处查阅xxxxxx等xxx名人事档案，（是、否）出具证明材料。

当否，请接洽。

单位领导签字：xxxxxx

单位公章：xxxxxx

档案室负责人意见：xxx

xxx年xxx月xxx日

★ 单位查阅档案介绍信

单位(管理档案处的全称)：

兹有(人名)的档案属于贵单位管理，现因本公司招聘(人名)到本公司任职，签订正式劳动合同(数字)年，从(日期)起生效，在此期间，本公司()(公司名)将负责管理该员工的`档案，负责该员工与档案有关的各项事宜。(注：本公司为，具有保存档案资质)特此申请批准提档。

此致

公司负责人：

xx年xx月xx日

★ 单位查阅档案介绍信

平谷区档案馆：

今有我单位某同志，因xx需查阅xx档案。请予接洽。

介绍人：

日期：

★ 单位查阅档案介绍信

县档案馆：

兹有我办某同志，身份证xxxxxxx，到你馆查询原物资局、物资总公司有关人事改革情况，查询人事局对原物资局、物资总公司有关改革的人事安排文件，请接洽。

介绍人：

日期：

★ 单位查阅档案介绍信

档案馆：

因xxxx工作依据，现委托我单位xxxx，职务xxxx等名办公室管理人员前往贵处查阅xxxxxx档案。

当否，请接洽。

介绍人：

日期：

★ 单位查阅档案介绍信

第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条 凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条 归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的.历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条 档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条 档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

★ 单位查阅档案介绍信

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的'不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

★ 单位查阅档案介绍信

为加强我局干部人事档案管理工作，提高档案业务科学管理水平，有效地保护和利用干部人事档案，更好地为干部工作服务，根据《出入境检验检疫系统干部人事档案管理办法》，结合我局实际情况，制定本办法。

一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中共正式党员。

二、干部人事档案管理部门的主要职责：

（一）保管干部人事档案，积累档案材料：

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：

（四）登记干部职务、工资变动情况：

（五）为有关部门提供干部情况：

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：

（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：

（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：

（九）办理其他有关事项。

三、干部人事档案的内容和分类

干部人事档案是出入此文章来自于公文网境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

其内容和分类如下：

第一类履历材料

第二类自传材料

第三类鉴定、考核、考察材料

第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）

第五类政治历史情况的审查材料：

第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料：

第七类奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）

第八类处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）

第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、公文写作首选网站--公文网退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：

第十类其他可供组织上参考的材料。

四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：

（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。

（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的`组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。

（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。

（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：

★ 单位查阅档案介绍信

一、目地

为了能更高效的的员工人事档案开展妥当管理方法，高效的保守机密;与此同时为了保障个人档案的'一体化，避免原材料毁坏，有利于高效率、规范有序运用档案文件，特制定本管理方法办法。

二、档案保管具体内容

1、职工入职档案：个人简历、员工入职登记表、面试人员登记表、招聘面试纪录及工资待遇核准事宜审核、笔试试题、身份证扫描件、学历学位证影印件、离职证明书、各种合同书及协议书。

2、职工培训档案：学习培训通知、培训总结报告或是评定结论、学习培训审核表、职工派遣培训协议、外出培训登记表(资格证书正本)、员工技能培训统计分析表。

3、绩效管理档案资料：将员工绩效考核相关信息按月分类梳理。

4、职工离职档案：职工转岗包含职工与企业消除(停止)劳务关系，身亡等情况。

三、档案资料有关规定

1、基础管理

1.1标准：分类依据、存档立即、排列有序、层级清晰、梳理标准。

1.2员工入职前，人事部对个人档案信息真实性、实效性进行核实，若有虚报，可不予以录取和辞退解决。

1.3对个人档案按入职时间归类存档，按在职员工、离职人员进行梳理，并立即备案于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并且在档案资料前页填好各种各样人事资料的名字以及对档案资料开展序号，个人档案正常情况下是保存起来。

1.4当在职人员的相关信息有变更时(如文凭变化、身份证号变化、本人专业技术职称变化、婚姻状况变化等)，需及时将相关信息影印件交人事部存档，正本现场检查。

1.5激发和录取入公司员工，需在办理流程前调取档案资料。则在签到新的工作岗位前，对加入或新创建的档案资料都应该备案。

1.6对团队进行了解、考评、学习培训、奖罚产生的原材料一定要搜集、梳理维持档案完好性，存档的原材料务必用心辨别，确保原材料真实的、文本清晰、办理手续完备。原材料需经审核盖公章与本人签字的，需在盖公章、签名后存档。

1.7职工离职档案每月排查，此外归档，档案保存正常情况下三年后才可消毁(高管组核心人员保存该员工转岗8年止)。

1.8人事部档案员需要注意档案保管自然环境清洁、干净整洁。

1.9档案资料应归类序号储放，一个职工一个序号，避免同名重姓职工档案交叉式，制电子目录，便于查看。

2、档案查、阅览

2.1档案资料分成信息保密与非保密，信息保密档案资料严禁查看，必须要在档案库房浏览，不可借出;非保密级档案资料因工作需要查、阅览，须填好《查、借阅人事档案单》(配件三)，通过行政部门人事部主管准许后才可查、阅览。

2.2任何单位一般不可垮单位查、阅览个人档案，下属职工不可查、阅览上级领导职工的个人档案。

2.3公司级领导干部、行政部门人事部可以直接查、阅览员工人事档案。

2.4全部通过审批后阅览的个人档案需要在三天内偿还人事部(除突发·情况能延长)，对阅览后期满未归还者、偿还毁坏、擅自打印档案资料者、遗失者按照公司档案管理的有关规定解决。

2.5人事部搞好查、阅览备案，并且在《人事档案借阅登记本》签名备案(配件三)。

3、查、阅览档案资料常见问题

3.1不可修改、圈划、提取、更换、毁坏档案材料。

3.2不得随意打印、拍照档案内容，如有工作必须从档案资料中调查取证需经行政部门人事部主管允许。

3.3查、阅览者不得随意泄漏档案内容，违反者视情节恶劣，给予惩治。

4、档案消毁

4.1企业一切本人和单位非经允许不可消毁职工档案文件。

4.2一些档案资料到消毁期后，由人事部填好《公司员工人事档案销毁审批登记》(附注五)，经行政部门人事部主管审批后消毁。

4.3审核批准消毁的个人档案，人事部须仔细核查，将核准的《公司员工人事档案销毁登记》和即将消毁的个人档案搞好备案并存档，申请表保存起来。

四、制订、修定、废止与执行

本管理方法办法经行政部门人事部主管审批后，由人事部执行，修定和废除亦同。

★ 单位查阅档案介绍信

为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制定本管理办法。

一、适用范围

员工人事档案日常管理。

二、管理原则

安全、保密、清晰、完整。

三、管理职责

由人力资源部(行政人事部)负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理。

四、管理程序

(一)人事档案建立

新员工入职之日，由人力资源部(行政人事部)为其建立一个独立的人事档案。人力资源部(行政人事部)首先对档案材料进行收集和整理，若收集的是复印件必须与原件对照审验，且由员工本人在复印件空白处标注“此为本人真实身份证之复印件”，并签字确认大母指用印，准确无误后进行归档。人事档案包括但不限于以下资料：

1.身份证复印件(正反面复印在同一张A4纸上)、户口本复印件(户口本主页及本人页)。

2.证书复印件。证书包括职业资格证书、职称证书、学历及学位证等。

3.管理及技术关键岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。

4.近期免冠1寸彩照1张。

5.应聘人员登记表(包括附带的个人简历)以及员工信息采集表。

6.县区级以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于：血常规、胸部透视、心电图、肝功能(禁查乙肝)。

7.从事保卫等重要岗位的，应有户籍所在地公安部门开具的“无犯罪记录证明”。

8.法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件(原件应审验)。

9.《劳动合同》或《劳务协议》，以及《保密协议》和《承诺函》正本各一份。

10、背景调查表(主管及以上岗位，出纳及关键核心岗位)及录用审批表。

11、员工手册签收单。

(二)人事档案资料的添加

以下类别信息，由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加到其本人人事档案中：

1、人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。

2、员工与公司补充签订的各种重要的'个人申请、承诺、协议、保险等材料。

3、员工岗位(职务)变动调整通知书。

4、员工晋升、各种处分、处罚材料和通报批评等奖惩类相关资料。

5、员工变更的个人资料。

6、员工劳动合同续签意见征询单。

7、员工离职申请、离职审批表、离职交接手续等记录。

8、终止劳动关系通知书员工签收回执。

9、其他需添加的资料。

(三)人事档案的其他专项保管

考虑部分专项工作特殊情况，以下类别由各业务负责人对相关人事档案材料作专项保管。

1、员工考勤类材料。

2、员工薪资变动资料。

3、员工考核考察资料，包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料。

4、员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料。

5、按相关食品安全管理法规须持有的健康证相关资料。

6、其他需单项保管材料。

(四)人事档案编号

1、公司人事档案统一按SAPHR系统员工工号编号。

2、员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职人员档案，但档案编号保持不变，仍采用原工号编号。

(五)人事资料的定期更新与维护

1、员工有调动、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。

2、为确保员工人事资料的有效性，可由员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，员工一旦有个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位等)更新，则按最新个人信息更新人事和人事数据系统，并统一在规定时间前以电子文档和纸质材料同时报送所在公司人力资源部(行政人事部)。

(六)人事档案的查阅

1、人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部(行政人事部)必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况经审批后方可调阅。

2、员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅(借出)，一般采取在人力资源部(行政人事部)人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密。

3、如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行：

(1)必须填写《人事借阅登记表》，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。

(2)借阅时间以规定时间为限，不得转借，拆卸、调换、复印。

(3)归还时，由人力资源部(行政人事部)核对档案资料归还是否完整。

(七)人事档案资料的复印

1、如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事审批权限批准后方可调用。

2、如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料外，其他由人力资源部(行政人事部)添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。

(八)人事档案的保存

1、人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，以确保人事档案的存放安全。

2、无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退还员工本人。

3、在职员工的人事档案将一直保存;离职员工的人事档案原则上保存期自离职日起至少两年备查。

4、属于公司解除(终止)劳动合同、辞退、自动离职等类别员工，其人事档案(应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料)应特别审查后特别重点保存。

5、按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。

(九)人事档案管理信息化

1、为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统。人事档案数据库严格按管理权限进行提交和使用。人事档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝系统。

2、人力资源部(行政人事部)必须根据人事变动情况随时更新人事数据信息。人事档案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。人力资源部(行政人事部)应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。

五、处罚

(一)人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。

(二)公司员工有义务向公司提供详尽真实的人个资料，并保证所提供的人事资料的真实性。如有提供虚假资料情况出现，属严重违纪行为，一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确地向人力资源部(行政人事部)报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更新，确保人事档案资料正确无误。

(三)人事数据库属于公司商业机密和员工个人私隐，公司任何人员不得利用任何手段非法或私自窃取、拷贝、偷阅，否则一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。

六、附则

(一)本管理办法自下发之月起执行。

(二)公司保留对本规定随时或定期作出修订的权利。最终解释权为公司人力资源部(行政人事部)。